Effektive Vorbereitung auf die Betriebsprüfung
Eine Betriebsprüfung in der Arbeitnehmerüberlassung stellt Unternehmen vor besondere Herausforderungen, da sie neben der korrekten Dokumentation auch eine kontinuierliche Überwachung interner Prozesse erfordert. Insbesondere nach Aufnahme der Tätigkeit in der Arbeitnehmerüberlassung ist es essenziell, entsprechende Prozesse zu implementieren, um auf eine mögliche Betriebsprüfung vorbereitet zu sein.
In diesem Fachbeitrag wird erläutert, welche Maßnahmen sinnvoll sind, um Fehler zu vermeiden und das Tagesgeschäft möglichst wenig zu beeinträchtigen.
Regelmäßige interne Überprüfungen: Der Schlüssel zur Vorbereitung
Etwa drei Monate nach Aufnahme der Arbeitnehmerüberlassungstätigkeit sollte eine erste interne Revision stattfinden. Hierbei empfiehlt es sich, zum einen fachlich versierten Lohnbuchhalter hinzuzuziehen, der sich auf die Besonderheiten der Arbeitnehmerüberlassung spezialisiert hat. Dieser Experte überprüft, ob die Lohnbuchhaltung korrekt geführt wird und ob alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.
Besonders wichtig ist es, die korrekte Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall sowie an Feiertagen und während des Urlaubs sicherzustellen. Werden Zeitarbeitstarifverträge angewendet, müssen Besonderheiten in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden.
Ohne Tarifvertrag ist von Anfang an das Equal-Pay- und Equal-Treatment-Prinzip zu beachten, was eine enge Abstimmung mit dem Entleiher erforderlich macht. Hierbei muss der Entleiher Auskunft darüber geben, wie die Stammarbeitnehmer behandelt werden, oder – falls keine Stammarbeitnehmer vorhanden sind – wie eine hypothetische Stammbelegschaft behandelt werden würde.
Zeitliche Kontrolle: Abläufe regelmäßig prüfen
Neben der Überprüfung der Lohnbuchhaltung sollten auch die arbeitsrechtlichen Aspekte regelmäßig kontrolliert werden. Es ist ratsam, nach einiger Zeit erneut zu prüfen, ob etwa alle Arbeitsverträge ordnungsgemäß und vollständig ausgefüllt und unterschrieben sind. Besonderes Augenmerk sollte auf die Synchronität der Verträge gelegt werden.
So muss der Arbeitnehmerüberlassungsvertrag vor Beginn der Überlassung wirksam geschlossen worden sein, , um rechtliche Probleme zu vermeiden. Ab 01.01.2025 genügt die sogenannte Textform (z. B. per E-Mail) bis dahin war strenge Schriftform notwendig. Wird ein Vertrag erst nach Beginn der Überlassung datiert, drohen schwerwiegende rechtliche Konsequenzen.
Typische Prüffelder der Betriebsprüfung
In der Praxis zeigt sich, dass Prüfer bei Betriebsprüfungen in der Arbeitnehmerüberlassung besonders gerne die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall sowie die korrekte Zahlung von Zuschlägen (z. B. nach Zeitarbeitstarifverträgen) unter die Lupe nehmen. Fehler in diesen Bereichen sind häufig und können schnell zu Beanstandungen führen.
Aus diesem Grund sollten Unternehmen bereits frühzeitig und regelmäßig sicherstellen, dass alle Vorschriften korrekt umgesetzt werden. Dabei geht es nicht nur um die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern auch um die korrekte Anwendung von Tarifverträgen und die vollständige und korrekte Ausfüllung der Arbeitsverträge.
Fehler frühzeitig erkennen und korrigieren
Ein entscheidender Vorteil der regelmäßigen internen Überprüfung besteht darin, dass Fehler frühzeitig erkannt und korrigiert werden können. Das ermöglicht es, unliebsame Überraschungen bei einer Betriebsprüfung zu vermeiden.
Dabei gilt: Fehler sind unvermeidbar, aber solange sie intern aufgedeckt und korrigiert werden, bevor die Betriebsprüfung ansteht, können Unternehmen unnötigen Ärger teilweise vermeiden.
Fazit: Frühzeitige Vorbereitung als Erfolgsfaktor
Eine erfolgreiche Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung in der Arbeitnehmerüberlassung setzt eine sorgfältige und regelmäßige Überprüfung aller relevanten Prozesse und Abläufe voraus. Neben der Lohnbuchhaltung müssen auch die arbeitsrechtlichen Aspekte kontinuierlich geprüft werden.
Nur durch eine enge Abstimmung mit Fachleuten und eine frühzeitige Korrektur von Fehlern kann sichergestellt werden, dass die Betriebsprüfung keine unerwarteten Probleme aufdeckt. Regelmäßige interne Revisionen und die Beachtung aller gesetzlichen Vorgaben sind der Schlüssel für eine reibungslose Betriebsprüfung.
Mit einer gut durchdachten Strategie können Unternehmen nicht nur die Anforderungen einer Betriebsprüfung erfüllen, sondern auch ihre internen Abläufe optimieren und langfristig Kosten und Zeit sparen.
Wenn Sie Unterstützung bei der Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung oder der Optimierung Ihrer Prozesse benötigen, kontaktieren Sie mich gerne.
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